La nouvelle obligation des caisses enregistreuses 2018 pour les restaurants

1. Pourquoi une nouvelle législation ? 
2. Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal ? 
3. Qu'est-ce que la nouvelle législation va changer ?
4. Ce qu'il faut retenir la nouvelle loi 2018
5. À propos de la caisse enregistreuse certifiée L'Addition

 

Pourquoi une nouvelle législation ? 

Fiscalité et union douanière de la commission européenne

En ne déclarant pas une partie de leur recette fiscale et en employant des salariés non déclarés, les fraudeurs ont un impact direct sur le revenu des impôts de l’état.

La TVA tout d’abord, puisqu’en ne déclarant pas les ventes, c’est la taxe sur la valeur ajoutée que l’état ne pourra pas récupérer. Si certaines recettes ne sont pas imposables, c’est aussi une partie de l’impôt sur le revenue (ou l’impôt sur les société) que l’Etat ne pourra pas toucher et enfin en ne déclarant pas une partie de leur masse salariale, les fraudeurs ne payent pas la taxe patronale ainsi que l’ensemble des taxe salariales liée à l’embauche.

Au total le manque à gagner pour l’État s’élève à plus de 3 milliards d’euros de perte d’impôts par an !

C’est face à un tel constat que le gouvernement français, aidé par l’OCDE a créé au second semestre de 2010 l’équipe ZAPAT (Activity Team on Zappers and Phantomware).
La Zapat s’appuie sur les nouvelles modalités et méthodes de contrôles adoptées par les administrations fiscales des États membre de l’UE. L’équipe du ZAPAT fédère les bonnes pratiques et contribue à améliorer le contrôle numérique des systèmes de caisse enregistreuse.

En Europe l’Irlande a réagit le plus vite à ce phénomène, suivi de près par la Belgique qui oblige désormais les restaurateurs à se munir d’une caisse noire pour tracer toutes les transactions effectuées sur la caisse.

En France, la nouvelle réglementation de janvier 2018 s’inscrit dans cette mouvance et cherche à mettre un terme aux travailleurs non déclarés dans les commerces.

Le rôle des caisses enregistreuses 

Les caisses enregistreuses sont les outils de gestion de base des restaurateurs. Cela leur permet d’améliorer sensiblement de nombreux points de gestion liés à leur activité.
Mais les caisses enregistreuses n’ont pas qu’une fonction de gestion pour le restaurateur, elles lui permettent de tenir à jour sa comptabilité et de respecter les normes imposées par l’Etat.

Voici les points à respecter vis à vis de l’Etat :

• Obligation de conservation des données issues des systèmes de facturation depuis 3 ans
• Tenue des comptes conformes aux réglementations fiscales en application
• Conservation des données sous quelques forme que ce soit (papier, numérique) à condition que cette conservation ne nuise pas à la réalisation d’une vérification.  

 

Dans l’optique de faire respecter ces restrictions l’Etat a mis en place des équipes de contrôleurs fiscaux, qui vont vérifier que les exigences citées ci-dessus sont bien mises en application et ils vont aussi avoir d’autres critères plus exigeants pour le travail d’investigation :

• Conservation électronique de données détaillées sur les transactions
• Tenue de registres comptables détaillés pouvant êtres mis, sur demande, à la disposition des contrôleurs des impôts
• Conservation de pistes complètes pour la vérification
• Adoption de mesures adéquates pour empêcher toute altération ultérieure des données et garantir leur intégrité.

 

Mais comme tout système informatique et humain, celui des caisses enregistreuses tactiles contient des failles.
C’est au cours de divers contrôles fiscaux que les enquêteurs ont pu mettre en avant 
5 zones de faiblesses dans les systèmes de caisses utilisés par les restaurateurs :

1. L’intégrité des transactions : toutes les données enregistrées dans la caisse ne sont pas forcément juste, certaines transactions peuvent ne pas être enregistré.
2. Le logiciel : l’accessibilité aux données peut être délicate pour les contrôleurs, aussi, les logiciels de caisse enregistreuse ont du subir quelques mises aux normes.
3. Mémoire interne : avec les systèmes de caisse enregistreuse traditionnel, la mémoire interne était régulièrement utilisée dans le cas de fraude à postériori.
4. Fichiers externes : en ayant recours à des périphériques amovibles (type clé USB) les systèmes traditionnel fragilise la sécurité de l’outil.
5. Les états comptables : ils sont directement liés au logiciel, dans certains cas celui-ci ne fournit pas d’état comptable conformes aux normes fiscales légales.
   
    

Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal ? 

Avec plus de 50 000 contrôles fiscaux par an, l’Etat a redoublé ses efforts depuis la nouvelle législation de 2014.

Lors du contrôle fiscal d'un restaurant, le contrôleur va venir analyser votre activité puis votre comptabilité.

Concernant votre activité, voici 7 méthodes utilisées par les contrôleurs des impôts.
Ces 7 méthodes sont tirées de la documentation officielle de L’OCDE publiée en 2013. 

1 Le calcul des dépenses de consommation privée permet de déterminer la quantité d’argent dont dispose un contribuable à des fins d’usage privé, sur la base de ses revenus, de ses dépenses en espèces et de l’évolution de ses actifs.
Si la consommation privée apparaît très faible ou même négative, cela veut dire que la personne soupçonnée dépense plus d’argent que ce dont elle déclare disposer. Cela indique qu’elle perçoit sans doute des revenus non déclarés provenant de recettes supprimées.
La méthode de l’avoir net et celle des espèces déposées sont également pertinentes à cet égard

2 Un solde d’espèces négatif signifie qu’un contribuable soupçonné a dépensé plus d’espèces tirées de la caisse enregistreuse qu’elle n’est censée en contenir.
Il ne peut y avoir à cela qu’une explication : une sources d’espèces dissimulée et non déclarée

3 La méthode des bénéfices bruts est utilisée pour analyser les ventes.
Celles-ci sont d’abord évaluées en calculant les bénéfices théoriques sur la base des prix de vente affichés et des achats du contribuable.
Les bénéfices bruts sont ensuite calculés à partir des chiffres (achats et ventes) enregistrés dans la comptabilité.
Si les bénéfices bruts déclarés sont inférieurs aux bénéfices bruts théoriques, cela indique que toutes les ventes n’ont pas été enregistrées.

4 Le contrôle des quantités est utilisé pour analyser les flux de marchandises.
Il peut indiquer si une entreprise vend plus de marchandises qu’elle n’en a achetées et n’en conserve en stock et, par conséquent, que certaines ventes ne sont pas enregistrées.
Cette méthode de contrôle est généralement appliquée en même temps que l’analyse des bénéfices bruts.

5 Flux de trésorerie / ventes nettes : il s’agit du pourcentage des flux nets de trésorerie d’une entreprise par rapport à ses ventes nettes ou à ses recettes (d’après son compte de résultats). Plus le pourcentage est élevé, mieux cela vaut pour les entreprises où une grande part des transactions sont réglées en espèces ; un taux inférieur à celui que l’on pourrait attendre dans un secteur commercial particulier peut être un signe de minoration. On notera cependant que ce taux varie fortement selon les secteurs et aussi d’une entreprise à l’autre. Dans une affaire concernant le secteur de la restauration, le ratio de liquidités déclaré était conforme à la moyenne statistique nationale, alors qu’en réalité, lorsque les ventes supprimées ont été découvertes, le ratio réel s’est révélé être beaucoup plus élevé, dépassant même le niveau médian supérieur des statistiques publiques.

6 Les administrations fiscales peuvent aussi recourir à des opérations d’infiltration pour observer le fonctionnement d’une entreprise. De telles opérations peuvent être source pour les contrôleurs des impôts d’informations utiles sur l’utilisation concrète d’un système PDV. Des agents d’une administration fiscale peuvent aussi se faire passer pour des utilisateurs potentiels afin d’acquérir des copies des logiciels pertinents à des fins d’analyse.

7 Les autres systèmes financiers et de gestion d’une entreprise, comme le contrôle des stocks et la facturation, sont souvent étroitement liés au système de caisses enregistreuses. Lors d’une vérification, l’information obtenue à partir de ces logiciels de caisse peut être importante pour évaluer la fiabilité des données conservées dans les caisses enregistreuses.

Le contrôle fiscal et les caisses enregistreuses

Les 7 méthodes vues juste avant permettent au contrôleur de détecter des signes de fraudes fiscales des restaurants. S’ils souhaitent investiguer davantage il vont s’intéresser à votre logiciel de caisse enregistreuse.

Les contrôleurs pour cette partie font appel à un département de Bercy à part entière qui s’appelle le SVCE (Spécialistes de la vérification du commerce électronique).
Les systèmes de caisses enregistreuses contiennent souvent des milliers de transactions qu’il est impossible de contrôler sans des outils et techniques de vérifications assistées par ordinateur comme le logiciel IDEA. Cet outil permet au contrôleur d’importer des données à partir de n’importe quel format ou fichier et de les soumettre à de nombreux type d’analyse.
 

Qu'est ce que la nouvelle législation va changer ?

• Peine de prison durcie passant de 5 à 7 ans,
• Peine pouvant aller jusqu’à 2 millions d’euros ajoutée au redressement fiscal,
• Possibilité de confiscation jusqu’à l’entier patrimoine personnel

La nouvelle législation pour les restaurants, qui sera effective le 1 janvier 2018, a pour objectif de sanctionner très sévèrement les pratiques frauduleuses de blanchiment d’argent et les peines applicables sont très dissuasives.

Les sanctions pénales et financières aggravées peuvent atteindre celles d'un "trafic de stupéfiants" ou d’association de malfaiteurs " qui pourrait s'apparenter à un braquage de l'Etat.
Par exemple : Avant la loi, un redressement fiscal important pouvait obliger un gérant de société à déposer le bilan tout en préservant ses biens personnels.

Depuis la loi, dans le cas de blanchiment d’argent permettant d’égarer l’Administration Fiscale par une manœuvre frauduleuse, l’Etat peut saisir les biens personnels de ce même gérant (maison, véhicules personnels, résidences secondaires, assurances vie….).

Les moyens fournis, pour cette loi, à la cellule nationale dédiée à lutter contre ce type de fraudes sont considérablement renforcés par :

• L’augmentation des effectifs dédiés aux contrôles et enquêtes judiciaires.
• L’allongement du délai de prescription de 3 à 6 ans dans le cas de fraude fiscale.
• Le fait de s’appuyer sur des dénonciations.
• La rémunération des informateurs.
• L’utilisation des données d’origine illicite pour l’enquête.
• La garde à vue

L’unique conseil que tout fournisseur de caisses enregistreuses devrait vous fournir c’est de ne jamais tenter de frauder, vous vous exposez à des risques beaucoup trop importants pour un gain trop faible.
 

Ce qu'il faut retenir de la nouvelle loi 2018

Au cours de l’existence de son activité un restaurateur se fera contrôler au moins une fois ne serait-ce que quelques mois après son activité pour que les services de contrôle puissent enregistrer le chiffre d’affaire à plein régime d’un établissement.

Considérer que le contrôle fiscal est une formalité ou qu’il est facile de dissimuler des recettes auprès des contrôleurs est une erreur d’appréciation. Ne prenez pas ce risque et assurez vous de n’avoir aucun problème lors du contrôle fiscal de votre restaurant.

Pour ce faire, il faut que votre système de caisse répondent aux législations et réglementations définies par l’Etat. Autrement dit, il vous est conseillé de vous procurer un système de caisse possédant une certification telles que NF525 ou LNE. 

Accédez au site de la certification LNE ici 
Le numéro de certificat de L'Addition est : LNE-34277

Voici la liste des 10 points que doit absolument respecter votre outil de caisse.

Les 10 restrictions que votre caisse enregistreuse doit absolument respecter 

1. Capacité à éditer des tickets de caisse ainsi que des Z de caisses avec détail et TVA.
2. Module de clôture de caisse quotidienne avec édition d’un justificatif de clôture.
3. Inviolabilité des tickets de commande (impossibilité de supprimer des tickets de caisse).
4. Traçage de toutes les écritures comptable (impossibilité de supprimer certaines lignes comptables).
5. Sauvegarde et sécurisation des tickets et Z de caisse.
6. Bande de contrôle permettant de relever l’ensemble des actions réalisées sur la caisse.
7. Accès direct aux données de surveillance : ticket, Z et bande de contrôle.
8. Conservation des données pendant une durée minimum de 3 ans et 6 ans en cas d’enquête approfondie.
9. Données de gestion cryptées et inviolables.
10. Impossibilité de recours aux systèmes de stockage par clé USB.
    
     

À propos de la caisse enregistreuse certifiée L'Addition

La caisse enregistreuse n°1 des CHR ! 

L’Addition est le logiciel de caisse des bars et des restaurants sur iPad.
De la configuration simple avec une seule caisse à la configuration complexe avec plusieurs iPad connectées, L’Addition est la solution la plus aboutie du marché.

L’Addition possède la certification LNE, et répond donc aux dernières réglementations de la restauration.  Notre logiciel de caisse enregistreuse tactile est distribuée partout en France et notre réseau de revendeurs accompagne chacun de nos clients dans sa transition vers nos nouveaux outils pour la restauration.

De nombreuses fois primées par la presse (Le Parisien, Thuries Gastronomie Magazine, etc…), L’Addition a été reconnue meilleure caisse iPad pour les bars et restaurants par tablette-tactile.net : le spécialiste des applications professionnelles.

Si vous aussi vous souhaitez découvrir comment l’Addition peut vous aider à mieux gérer votre business au quotidien, rendez vous sur le site de L'Addition, ou contactez-nous au 01 75 43 51 20 !

Ou bien appelez nous au 01 75 43 51 21 pour obtenir une démo ou un devis !