6 étapes pour optimiser votre gestion administrative et RH

Votre gestion administrative du personnel peut-elle gagner en efficacité ? Si vous êtes gérant d’entreprise, vous êtes sûrement très familier avec le sujet et pour beaucoup, c’est un défi de taille. En effet, il faut penser à tout : contrat de travail, gestion du temps, conventions collectives, Code du travail… Notre partenaire Combo, solution RH et admin en ligne pour les équipes terrain, fait le point sur la question.

4 raisons d’investir dans sa gestion administrative

Pour optimiser votre performance

Commençons par le nerf de la guerre : l’argent. La bonne tenue de votre gestion administrative vous permettra de gérer les indicateurs clés (de performance ou d’optimisation de masse salariale par exemple) de votre entreprise.

Avec des données fiables, vous pouvez piloter plus facilement votre activité et accompagner vos employés vers la performance individuelle et collective.

Pour Julien Gantheret, co-fondateur de Gallika (Street Food Grecque, 5 restaurants et 50 collaborateurs), le constat est simple : “Dès le jour 1 de votre aventure entrepreneuriale, il ne faut pas lésiner sur les bons outils à mettre en place pour bien suivre et optimiser ses ratios. LE ratio indispensable et le seul sur lequel nous, les gérants, avons vraiment la main mise, c’est celui de la masse salariale. Aujourd’hui, l’impact d’une mauvaise gestion administrative est difficile à mesurer mais une chose est sûre : on sait qu’elle coûte cher.”

Pour vous sécuriser face aux évolutions des CCN, en toute simplicité

Les lois et conventions collectives qui régissent votre secteur (quel qu’il soit) sont vouées à évoluer et il est complexe de rester informé des derniers changements. Qu’on soit gérant, manager ou responsable RH, on n’est pas juriste pour autant.

Pourtant, l’enjeu est critique. Si vous ne respectez pas les dispositions de votre convention collective, vos salariés peuvent saisir le conseil des prud’hommes et vos syndicats peuvent même saisir à titre collectif le tribunal judiciaire… Votre outil de gestion RH et de planning doit impérativement prendre en compte votre convention collective.

Cécile Poncet, gérante Biocoop, confirme : “Avant d’utiliser Combo, j’avais tout en tête ! Je devais connaître le droit français, faire attention aux amplitudes d’horaires, aux pauses etc. Maintenant les alertes sont directement intégrées, c’est très pratique.”

Pour améliorer le climat social de votre entreprise

Embauche, contrats, organisation quotidienne… Une entreprise qui fonctionne est une entreprise structurée. Que vous dirigiez 4 ou 1000 personnes, mettre en place des outils pratiques et des processus simples et efficaces sont indispensables pour rassurer et motiver vos équipes.

Julien, de Gallika, en est certain : “Les sources de frustrations dans nos métiers sont multiples (...) chacun de nos points de contact avec nos employés doit être irréprochable, surtout concernant l'onboarding, l’administratif et dès qu’on touche au planning et à la paie”.

Car… c’est la loi !

C’est une évidence pour certains mais votre entreprise doit assurer de bonnes conditions de travail à vos employés en respectant des obligations à la fois administratives, juridiques et fiscales. L’avantage ? Ce type de gestion vous protège lors d’éventuelles visites de l’inspection du travail et vous évite les sanctions. Comment ? En centralisant tous les documents dont vous avez besoin (déclarations d’embauche, liste du personnel, plannings affichés…).

Le saviez-vous ? Si une récidive de défaut d’affichage est constatée par l'inspection du travail, vous vous exposez à une condamnation d'un an de prison et 37 500 € d'amende pour délit d'obstacle (article L8114-1 du Code du travail).

Les 4 éléments essentiels de la gestion du personnel

De l’embauche à la fin de contrat : les étapes clés de l’administration du personnel

6 conseils (administratifs) pour préparer l’arrivée d’un collaborateur :

• Préparez ces documents avant le premier jour de votre employé : la promesse d’embauche ; le contrat de travail et les éventuels avenants ; la DPAE (ou Déclaration Préalable à l’Embauche) 7 jours avant son arrivée
• N’oubliez pas de déclarer votre employé aux différents organismes professionnels (caisse de retraite complémentaire notamment)
• Rappelez-vous : les données personnelles de vos salariés peuvent être sensibles. Pensez à bien prendre en compte le RGPD
• Restez attentif au contrat de travail, au suivi de la période d’essai et aux autres formalités en cas de départ, rupture de contrat
• Gardez à jour votre registre unique du personnel.

La gestion et le suivi du temps de travail

Entre les retards, les heures supplémentaires et les absences imprévues, il est parfois difficile de s’y retrouver et chaque erreur peut impacter la paie de vos employés… Ce qui peut créer des tensions avec vos équipes.

Pour éviter tout quiproquo, mettez en place dans votre établissement une pointeuse digitale fiable et simple d’utilisation. Vous gardez un œil sur les heures travaillées, vos employés n’ont plus besoin de vous notifier de leurs arrivées, départs, pauses et repas, vous pouvez suivre en direct leurs heures de présence.

La gestion de la paie

La gestion de la paie implique de recueillir puis transmettre toutes les informations qui pourraient impacter l’établissement des bulletins de paie de vos salariés. Et si ces informations comportaient des erreurs ou des oublis ? Si vous êtes gérants, cette situation vous dit sûrement quelque chose. Avec un outil RH et planning, vous éradiquez les aller et retours incessants chaque fin de mois avec votre gestionnaire de paie et vous vous assurez que vos données sont envoyées au bon format à votre logiciel de paie.

En gros, la période de paie devient une période de paix.

Un outil RH tout-en-un pour gérer ses 4 éléments essentiels

Pour gérer tous ses éléments (gestion de contrat, plannings et suivi du temps de travail, congés et absences, prépa paie…) sans que cela vire au cauchemar, Combo propose sa solution RH tout-en-un pour gérer vos équipes terrain du planning à la paie :

• Divisez par 3 le temps passé sur les plannings et la paie
• Centralisez tous vos documents et contrats RH, DPAE, plannings…
• Soyez 100% conformes à votre CCN avec des alertes légales automatiques
• Vos informations RH bien sécurisées
• Avec une gestion RH et des plannings en ligne, plus de piles de dossiers dans votre bureau

Pensé pour les TPE/PME et leurs équipes terrain, Combo accompagne déjà 8000 établissements au quotidien. Commencez vos 7 jours d’essai gratuit ici.