10 astuces pour bien tenir sa comptabilité !

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Tenir sa comptabilité n’est pas toujours facile ! Mais sachez que grâce à quelques astuces, il est possible de rendre cette tâche moins fastidieuse.

Hervé Lecurieux-Belfond, associé et expert-comptable au sein du cabinet d’expertise comptable BDO, accompagne au quotidien de nombreux restaurateurs dans la gestion de leur activité. Dans cet article, il vous livre ses conseils pour vous aider à bien tenir la comptabilité de votre restaurant !

1. Privilégiez l’organisation pour une comptabilité bien menée 

La comptabilité est le pilier de votre activité. En effet, elle vous permet d’analyser les performances de votre restaurant mais également d’anticiper les potentielles difficultés budgétaires. Ainsi la comptabilité ne doit pas être relayée au second plan, elle nécessite que vous lui accordiez beaucoup d’importance et donc du temps. 
Pour éviter de vous perdre dans votre comptabilité et vos papiers, veillez à prévoir des mises à jour régulières. Cette astuce évite de repousser au lendemain et de se retrouver à la fin du mois avec une cinquantaine de documents à trier et parfois même à chercher. Ainsi, n’hésitez pas à planifier de manière hebdomadaire un temps dédié à votre comptabilité. 

2. Gagnez du temps en classant vos documents !  

Regroupez tous les documents que vous recevez quotidiennement afin de vous faciliter la tâche et de ne pas perdre le fil. Pour le rangement des documents et pour une organisation optimale, vous pouvez opter pour la bonne vieille méthode du classeur. Consacrez un classeur aux factures d’achat et un autre pour tous les documents annexes tels que banque, bulletin de paie, … 
La bonne astuce « Zéro papier » : scannez et dématérialisez tous vos documents. 
De nombreux outils existent aujourd’hui sur le marché et vous permettent de numériser rapidement et simplement vos documents et de stocker ces derniers. 

3. Gardez l’esprit libre grâce au rétro-planning

En tant que gérant de restaurant, vous avez des obligations comptables, juridiques, fiscales et sociales qui peuvent si elles ne sont pas remplies, vous exposer à des risques particuliers. Afin d’être sûre de ne louper aucune échéance et d’être à temps dans toutes vos démarches, nous vous conseillons d’établir un calendrier de vos dates butoirs et de programmer des rappels automatiques en amont. 
Vous pouvez vous rapprocher de votre expert-comptable pour établir ensemble les dates importantes à ne pas manquer.

4. Simplifiez vos paiements en automatisant le maximum de prélèvements 

Afin de vous décharger un maximum et de vous libérer du temps pour votre activité principale, vous pouvez automatiser certains prélèvements récurrents. Une astuce simple à mettre en place qui vous évitera de vous retrouver face à une montagne de factures ou encore de devoir gérer des impayés. 

5.Optimisez votre gestion grâce un logiciel de caisse adapté 

Trouver la caisse enregistreuse idéale pour votre activité parmi les nombreuses offres sur le marché n’est pas chose facile. Avant de vous lancer, n’hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable. Habitué à travailler avec différents logiciels de caisse, ce dernier sera en mesure de vous recommander un logiciel adapté à vos besoins

6. Facilitez les échanges de données

Lors du choix de vos logiciels, veillez à sélectionner des outils qui se connectent entre eux et avec les systèmes de vos différents partenaires. En effet, l’automatisation des échanges de données sera un véritable gain de temps et permettra d’optimiser la gestion de votre activité. Ainsi vous pourrez avoir un suivi complet et performant.

7. Examinez vos encaissements 

Vérifiez régulièrement que les encaissements présents dans le relevé bancaire correspondent bien avec ce qui a été enregistré dans la caisse. Cette petite vérification certes fastidieuse vous permettra de contrôler les erreurs de caisse et potentiellement d’éviter ces dernières en identifiant leur origine.

8. Choisissez l’expert-comptable qui vous convient

Avoir recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire. Cependant, ce service peut vous permettre d’avoir une vision sur votre situation en cours d’année ou encore, obtenir des conseils juridiques et d’optimisation fiscale. Les services d’un expert-comptable vous feront gagner du temps et vous permettront de rester concentré sur votre cœur de métier.

9. Calculez votre marge et boostez votre rentabilité

Lorsque vous établissez le menu de votre établissement, il est important de prendre en compte la marge réalisée afin de savoir si oui ou non vous êtes rentable. 
À partir de la marge réalisée, il est possible de calculer votre taux de marge et de comparer ce dernier aux moyennes du marché. 
Taux de marge : Marge brute / Chiffres d’affaires HT
À titre indicatif, veuillez trouver ci-dessous des exemples de taux de marges en fonction de différents types de restauration :

  • Restauration traditionnelle : 67%-71%
  • Crêperie : 75-80%
  • Pizzeria : 65-75%
  • Restauration rapide : 69%-70% 


10. Une question ? Appelez votre expert-comptable

Votre expert-comptable a une vision éclairée de votre activité alors si vous avez besoin de conseils ou que vous avez des incertitudes, n’hésitez pas à vous tourner vers lui. 

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