Est-il obligatoire d'avoir une caisse enregistreuse dans un restaurant ?

Que dit la loi du 1er janvier 2018 ?

Aujourd’hui, seule la conformité des caisses enregistreuses est demandée. Les caisses doivent respecter quatre conditions : celle d’inaltérabilité, la sécurisation, la condition de conservation et celle d’archivage. 

Ces conditions ont été mises en place dans le but de dissuader toute fraude, puisqu’une fois que les données sont entrées et enregistrées, elles ne sont plus modifiables. Selon la loi, les caisses enregistreuses des restaurants doivent stocker et enregistrer intégralement toutes les données pertinentes sur le point fiscal : les livres, les registres comptables et les pièces justificatives (tickets de caisse). Toutes les recettes et dépenses doivent pouvoir être prouvées. 

Les 3 types de certification

Il y a trois certifications différentes : 

• La norme NF 525. Elle encadre les bonnes pratiques des éditeurs de logiciels de caisse. Elle repose sur l’inaltérabilité, la sécurisation et l’archivage des données. 
• La certification LNE (Laboratoire national de métrologie et d’Essais). Ce laboratoire a été accrédité par le COFRAC pour attester de la conformité du logiciel de caisse avec la nouvelle loi finances. 
• La certification éditeur. Si le restaurateur estime qu’il répond aux exigences de la loi du 29 décembre 2015, l’éditeur du logiciel de caisse doit être en capacité de fournir un certificat de conformité à ses clients. Parfois, il suffit de mettre à jour le logiciel. 

Comment savoir si une caisse enregistreuse est aux normes ? 

D’abord, il faut demander au fournisseur du logiciel de caisse si celui-ci possède l’une des certifications énoncées ci-dessus ou bien lui réclamer une attestation de conformité délivrée par un organisme tiers accrédité, qu’il faudra présenter en cas de contrôle. Avec L’Addition, ce certificat est à retrouver dans l’Espace Client ! 

Il faut ensuite contrôler les fonctionnalités obligatoires, à savoir : 

• L’inaltérabilité des données. Les transactions doivent être enregistrées de manière à ne pas pouvoir être modifiées sans justification. Cela permet d’éviter toute tentative de fraude. 
• La sécurisation des transactions. Toute transaction doit être sécurisée et tracée pour garantir une pleine transparence sur les flux financiers.
• Un archivage conforme. Les données doivent être archivées de manière structurée et sécurisée, avec la possibilité de les restituer lors d’un contrôle fiscal. 
• La conversion des données. La loi impose de conserver les données pendant 6 ans au minimum. Si le logiciel est conforme, il garantit cette conservation dans des conditions optimales. 

En cas de doute, il est possible de faire appel à un organisme certifiant ou à un expert en fiscalité pour analyser la solution de caisse et assurer qu’elle est conforme aux exigences en vigueur. 

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-respect des normes ?

Si le restaurateur ne peut pas justifier que le logiciel ou le système de caisse respecte les normes exigées, il risque 7 500€ d’amende. 
Il existe deux cas différents : 

• Le restaurateur utilise un logiciel de caisse certifié ou conforme mais il n’a pas d’attestation lors du contrôle. Il dispose de 30 jours pour fournir une attestation auquel cas l’amende n’est pas due. 
• Le restaurateur utilise un logiciel ou un système de caisse non conforme. Il ne sera donc pas en mesure de fournir une attestation. L’amende est alors due immédiatement et il a 60 jours pour se mettre en règle. Passés les 60 jours, s’il n’est toujours pas aux normes, il reçoit une seconde amende. 

Avoir une caisse enregistreuse est obligatoire. Notre logiciel de caisse enregistreuse est certifié par la certification LNE. Il vous permet de gérer votre établissement de la prise de commande à l'encaissement, en passant par la gestion du personnel et de la comptabilité grâce à une multitude d’intégrations partenaires. Vous souhaitez un devis ? Cliquez sur ce lien !