Cómo gestionar el almacén de un restaurante para estar siempre a punto

Si tienes experiencia dirigiendo un restaurante entiendes la importancia de tener un control en la gestión del almacén. Si no se le echa un ojo constantemente, al final nunca sabes si algún producto ha caducado o si hay que hacer pedidos nuevos. Y no hablemos del mal trago que se pasa cuando un cliente pide algo de la carta y cuando la comanda llega a cocina o a barra, no podemos servirle lo que desea por falta de previsión o de organización.

Por ese motivo, gestionar el almacén es una de las piezas clave para que un restaurante funcione. Y no solo por saber la disponibilidad de productos, también te puede hacer ahorrar tiempo, y sobretodo, dinero. Pero encargarse de la gestión del almacén de un restaurante va más allá de saber lo que hay en él. También supone organizarlo, limpiarlo y llevar un inventario de todo el género que guarda.

Para que la gestión del almacén de tu restaurante no sea una carga muy pesada para ti, hemos preparado esta pequeña guía para orientarte en las tareas más importantes.

¿En qué consiste la gestión del almacén de un restaurante?

Todos los restaurantes tienen un almacén en el que guardar todo lo que se vaya a necesitar en el futuro. Desde comida hasta mantelería. Visto así, no parece muy complicado, la realidad es que guardar en un almacén tiene mucha más dificultad de lo que parece. No se resuelve con meter las cosas según llegan y ya.

No todos los alimentos caducan a la vez, ni son igual de perecederos. Tampoco tienen la misma demanda ni vas a necesitar la misma cantidad de todos. Y con los muebles, piezas de vajilla o los manteles y servilletas pasa igual. Además de todo esto, hay que tener en cuenta que el espacio del almacén es limitado.

Toda esta variedad de productos, de situaciones y circunstancias de uso hacen que sea necesario tener un control del almacén. Una organización del almacén es primordial para ordenar las existencias según las necesidades del restaurante, para controlar el stock de productos y que facilite su reposición, para aprovechar el espacio y hacer que los productos sean accesibles dentro del almacén. A todo ésto es a lo que se le llama gestión de almacén de un restaurante.

Como verás, la gestión del almacén es una de las herramientas más útiles para llevar un restaurante. Hace que el trabajo sea más sencillo y se ahorra tiempo y recursos. Un aliado para conseguir que tu negocio de hostelería sea un éxito.

Buenas prácticas para gestionar el stock del almacén

Como has visto, tener una buena gestión del almacén de tu restaurante, va a contribuir a que el trabajo del día a día en tu negocio sea más fácil. Por este motivo, es conveniente tener una guía con las pautas que debes seguir para que la gestión del stock del almacén sea la adecuada.

Hemos hecho un resumen con estas buenas prácticas para facilitarte su consecución:

• Tener la gestión centralizada y digitalizada. Las nuevas tecnologías pueden ser de mucha ayuda a la hora de gestionar. Si utilizas un solo programa para controlar todo el stock, será mucho más cómodo acceder al material.
• Que el almacén esté en un lugar de tu restaurante que no moleste a los clientes ni al resto de trabajadores. El almacén es un sitio al que se va a tener que entrar muchas veces, y no solo tiene que tener una ubicación para quien se encargue de él. También para el resto de miembros del equipo del restaurante.
• En el almacén se guardan géneros muy distintos entre sí y que no siempre es bueno mezclar, como los alimentos y los productos de limpieza. Deben de estar separadas, señalados y diferenciados. Así no se contaminarán.
• Ordenar el almacén por dentro teniendo en cuenta el uso que vas a hacer cada producto. Los que más se vayan a utilizar, serán los que estén más visibles y a mano.
• Deshacerse de lo que ya no sirve. En definitiva, eliminar los alimentos que se han caducado o los objetos que se han roto y mantener limpio el almacén. Si se puede reciclar, mucho mejor.
• El orden del almacén tiene que facilitar la limpieza. Que las cosas estén ordenadas para que fregar y barrer sea lo más cómodo posible. Además, los rincones son zonas en las que se acumula suciedad. Hay que tenerlo en cuenta si se colocan objetos en estas zonas.
• El almacén tiene que ser un sitio seguro. Para evitar robos o que se adulteren los alimentos, hay que controlar quien entra y quien sale.

 

La importancia del inventario en hostelería

Para que la gestión de un almacén sea buena no basta con tener limpio el espacio y ordenados los productos. También es importante tener un control del inventario. Gracias a tener un inventario detallado y actualizado podrás saber siempre lo que tienes, lo que te falta y cuánto dinero te gastas en tu restaurante.

Para que en un negocio de hostelería el inventario sea eficaz, hay que apuntar absolutamente todos los materiales que hay en el almacén y que se utilizan para que el restaurante funcione. No solo alimentos, también los utensilios de cocina, el mobiliario o los productos de limpieza y desinfección.

Al tener un control de las cantidades, es más sencillo saber qué alimentos se utilizan más y cuáles son los platos que más piden los clientes. Esto también supone una verdadera ventaja a la hora de diseñar la carta. También se controla mejor la rotación de productos, qué alimentos se están acabando y cuales sobran, indispensable para hacer nuevos pedidos.

Como bien sabrás, en un inventario de hostelería está apuntado el precio de cada producto. Al tener toda esta información, es más simple calcular los gastos que tiene el restaurante.

Al conocer lo que cuestan los alimentos y cuántas unidades hay que pedir, hacer las previsiones de gasto no se convierte en una preocupación.

Todo esto es con el ejemplo de la comida, pero la utilidad del inventario se aplica a cualquier género que tengas en el almacén.

En definitiva, el inventario en hostelería es importante porque hace el trabajo más fácil y el negocio más rentable. Imprescindible para que un restaurante tenga éxito. 

Después de demostrar lo importante que es que llevar el inventario al día, vamos a ver las diferentes clases de inventarios que podemos encontrarnos en un negocio de hostelería.

Tipos de inventarios en restaurantes

Existen muchas clases de inventarios, casi tantos como sectores de negocio, pero en la hostelería se utilizan 4 tipos de inventarios: físico, permanente, de movilizado y de inmovilizado.

1- Inventario físico

Es el inventario más utilizado por restaurantes. Se hace a final de cada mes y consiste en un listado de todos los artículos alimenticios del almacén y sus cantidades. Normalmente se hace agrupando por platos de la carta y haciendo un listado de cada ingrediente. Esta forma hace que, aunque el inventario sea largo, se haga rápido ya que solo hay que anotar la cantidad y el coste por cada producto.

2 - Inventario permanente

Este inventario es el que se hace día a día y en el que se anota cada movimiento que haya en el almacén. Es el control rutinario de cada producto que se utiliza y cada producto que llega. En pocas palabras, el listado de todas las entradas y salidas de productos que haya en el restaurante al día. Es muy útil para conocer las existencias que hay en cada momento y saber cuándo hay que hacer un pedido nuevo.

3 - Inventario de movilizado

Esta clase de inventario se utiliza para productos de uso constante y que hay que reponer casi diariamente. Por ejemplo, productos de limpieza, la comida y la bebida. Los alimenticios son, además, productos finales que se presentan al cliente, como refrescos o aceite y vinagre. Al ser un género con mucho uso y que no generan gastos extras, este tipo de inventarios son simples y facilitan el cálculo de beneficios y costes.

4 - Inventario de inmovilizado

En este inventario se introducen todos los artículos que se utilizan para ofrecer servicio en el restaurante, como vajillas, cubertería, cristalería o el mobiliario. El objetivo de este inventario es conocer el capital con el que cuenta el negocio. Este dato permite saber si con los beneficios del restaurante se amortiza el capital gastado. Aunque sea con menos frecuencia que los alimentos, estos objetos también tienen entradas y salidas. Por lo que este inventario también da información sobre material perdido o dañado y que necesita ser repuesto.

Estos son algunos de los conceptos básicos para aprender a llevar el almacén de un restaurante. Como has visto, saber gestionarlo va a ayudar a la hora de dirigir, supervisar y trabajar en negocios de hostelería.

En L’Addition sabemos que es una labor más difícil de lo que parece. En un restaurante hay mucho que almacenar. Además, a esto se añade que en hostelería la rotación de productos es muy alta. Por eso te ofrecemos nuestro software TVP en iPad para hostelería. Entre sus muchas opciones encontrarás la gestión de stock. Una herramienta muy útil para controlar todas las entradas y salidas del almacén de forma digitalizada y al momento con solo un par de clics.

¿A qué esperas para tener tu almacén bajo control?

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